Microsoft 365 se ha convertido en un paquete digital esencial para la realización de actividades empresariales debido a la gran variedad de programas y productos que incorpora. Entre estos programas se encuentra SharePoint Online, que facilita el almacenaje, organización y compartido de información corporativa. Por supuesto, existen situaciones en las que este software no es suficiente para lograr una gestión avanzada de documentos. Para estos casos, la compañía Klaudxys recomienda el uso de DocuKlaud, una solución especializada para optimizar la gestión documental de forma intuitiva, rápida y efectiva.
Gestión de documentos: SharePoint Online y DocuKlaud
En los últimos años, SharePoint Online ha facilitado a profesionales y empresas de todo el mundo la creación de espacios en la web para compartir contenido. Esto ha incluido desde documentos y archivos hasta información integral como si se tratara de una página web informativa. Las corporaciones modernas y sus empleados utilizan SharePoint Online para colaborar de forma efectiva mediante datos de alta relevancia sin descargar programas o pasar por procesos complejos. Sin embargo, este software alojado en la nube de Microsoft 365, a veces puede limitar las opciones de una compañía al tratar de hacer una administración documental más avanzada o escalar de un repositorio documental a un gestor documental propiamente tal. Esta limitación es la que rompe DocuKlaud, un producto desarrollado por el equipo de especialistas en Microsoft 365 de Klaudyxs. Con DocuKlaud las empresas pueden sistematizar sus procesos aprobatorios, agilizar la confección de contratos mediante plantillas inteligentes, firmar documentos electrónicamente y otras funcionalidades documentales más avanzadas. De igual manera, esta herramienta facilita el aprovisionamiento de roles y permisos específicos por carpetas, control de versiones personalizado, barra de búsqueda inteligente, entre otros.
Razones para elegir DocuKlaud para la gestión avanzada de documentos
Una razón para usar DocuKlaud es que no necesita la contratación de un personal especializado para gestionar la plataforma ni largos procesos de setup. En contraste con SharePoint Online, ofrece una capa de usuario totalmente personalizada, corporativa y sumamente intuitiva para facilitar los procesos documentales y sacar el máximo provecho al trabajo colaborativo en la empresa. Este software permite la centralización eficaz y flexible de documentos, lo cual resulta esencial para mejorar las actividades y realizar administraciones documentales complejas. Además de esto, puede ser ejecutado en la nube de Microsoft 365 tal como SharePoint Online y funcionar dentro del mismo Microsoft Teams, evitando que los usuarios utilicen otros aplicativos para su acceso. Las ejecuciones en la nube evitan la necesidad de implementar, contratar y gestionar servidores o bases de datos. DocuKlaud ha sido diseñado y programado para proporcionar soluciones a cualquier tipo de sector de negocio sin importar su tamaño. Entre ellos, Klaudyxs menciona el sector químico, de construcción, salud, automotriz, inmobiliario, minero, bancario y tecnológico.
Finalmente, DocuKlaud permite el acceso desde diferentes dispositivos y elimina el uso del correo electrónico para los procesos aprobatorios. Al mismo tiempo, proporciona mayor seguridad a los datos almacenados, mientras reduce los tiempos de búsqueda y facilita la realización de una auditoría interna.
