En la era digital moderna, las empresas buscan aprovechar cada vez más las diferentes herramientas tecnológicas disponibles a su favor. Una de ellas es la firma electrónica, la cual resulta de suma utilidad para optimizar la eficiencia y seguridad de sus distintos procesos y gestiones documentales.
En este contexto, la plataforma DocuKlaud, desarrollada por Klaudxys, ha dado un importante paso en favor de la implementación de esta herramienta, con el lanzamiento de su propia firma electrónica. Este mecanismo utiliza un flujo de trabajo sencillo, robusto y totalmente seguro para el firmado de documentos empresariales.
Una herramienta segura y eficiente en la gestión de la firma electrónica
DocuKlaud es una plataforma avanzada en gestión de documentos para empresas bajo la modalidad de software como servicio (SaaS), recientemente han liberado su propio sistema de firma electrónica. Esta solución facilita el uso de plantillas personalizables para confeccionar los documentos, los cuales se pueden revisar y editar antes de proceder a firmarlos. Esto permite cerciorarse de que todos los datos sean correctos y que cada elemento esté adecuadamente establecido.
Una vez revisados y verificados, los documentos son enviados al flujo de firmado del sistema para su gestión. Este proceso utiliza el correo electrónico para proporcionar acceso al documento y sus respectivos firmantes, por medio de un enlace que los dirige a la plataforma de DocuKlaud. Una vez allí, los firmantes realizan una verificación del documento, para garantizar su contenido y legitimidad durante el procedimiento.
Tras la aprobación, el sistema autoriza la inserción de la firma electrónica por parte de los involucrados y, una vez completado este paso, el documento final es enviado por correo electrónico a los firmantes. Adicionalmente, se puede descargar y posteriormente subir a la página web de esta aplicación, para validar su autenticidad y obtener un certificado de finalización, el cual sirve como respaldo legal y documental del proceso y su validación.
Los beneficios de la firma electrónica en la gestión de documentos
El uso de la firma electrónica en los procesos y gestión de documentos aporta varias ventajas en las empresas. Una de las más destacadas es el aumento en la eficiencia y rapidez de estos procedimientos, ya que, con este mecanismo, no se requiere imprimir, firmar manualmente y después escanear los archivos. Además, se pueden procesar desde cualquier lugar, por lo que no hace falta desplazarse hasta las oficinas o domicilios de los firmantes. Esto también implica una reducción de diversos gastos relacionados con diferentes aspectos de la documentación física, como papel, impresiones, envíos y almacenamiento.
Por otro lado, este mecanismo abarca múltiples tipos de documentos, como contratos, acuerdos, aprobaciones internas, solicitudes, entre otros. En todos estos casos, se rige por parámetros normativos, que garantizan su seguridad y autenticidad, a la vez que previenen la posibilidad de modificarlos o falsificarlos. Todas estas ventajas forman parte de la firma electrónica que ofrece DocuKlaud, cuyo flujo de trabajo destaca por su eficiencia y facilidad.
