El proceso que permite llevar a cabo un seguimiento de todos los escritos de una organización, desde su creación hasta su disposición final, es la trazabilidad documental.
Este modelo de gestión administrativa implica la colaboración y comunicación horizontal de los distintos departamentos de una compañía para valorar los tiempos y capacidades de resolución.
Esos indicadores son fundamentales para evaluar, de manera objetiva, la eficiencia dentro de una organización, ya que mide su capacidad de respuesta ante las tareas. Además, la trazabilidad documental permite establecer metas en un tiempo y con un porcentaje de resolución de problemas, en función de diferentes parámetros cuantificables y medibles de forma objetiva.
¿Cómo ayuda la trazabilidad documental de Certitec?
Sobre este tema, Certitec es una firma española de consultoría empresarial especializada en la implantación y mantenimiento de soluciones de digitalización. Tras un diagnóstico inicial, la compañía determina, conjuntamente con sus clientes, los recursos tecnológicos necesarios para agilizar los modelos de gestión y hacerlos más eficientes. Entre esas tareas, destaca la trazabilidad documental detallada.
Según esta consultora informática, un buen software de trazabilidad documental detallada debe incluir especificaciones tales como el archivado automático desde el papel al respaldo electrónico. Este debe poseer un diseño claro de los flujos de trabajo para controlar mejor los procesos de gestión, niveles de calidad o administración de recursos humanos. En Certitec, además, han logrado sumar otras ventajas.
Se encuentra el sellado electrónico de archivos con sellos de imagen, sellos ocultos para documentos confidenciales y la automatización en la creación de estructuras de archivos. Asimismo, sus programas están dotados de funciones de administración de permisos, funciones de seguridad y envío directo de documentos a impresión, faxes o correos electrónicos.
Gestión Documental Inteligente
Certitec explica que la trazabilidad documental detallada se enmarca dentro de su producto de Gestión Documental Inteligente. Conocido como DF-Server, esta es una plataforma que se integra en los softwares de ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Costumer Relatioship Management). Al integrar todos esos sistemas, se obtiene una trazabilidad documental detallada dentro de la empresa.
Esto mejora sustancialmente los tiempos en la gestión de los distintos procesos, gracias a una mayor eficiencia en los flujos de información. Certitec indica que las soluciones de este tipo tienen que ser adecuadas a las características internas de cada compañía. Por esta razón, es indispensable hacer un diagnóstico inicial para determinar las funciones y el alcance del software que se va a desarrollar.
Un elemento importante que destaca Certitec de su producto DF-Server es que es un software certificado en materia de protección de datos. Además, esta plataforma está homologada por la Agencia Tributaria para emitir certificaciones digitalizadas desde el año 2008. Esto significa que los documentos resultantes tienen una total validez fiscal ante las autoridades.