La gestión documental en pleno auge de la era digital se ha transformado en un factor trascendente para las organizaciones, ya no solo con la digitalización de documentos como la única herramienta efectiva para mejorar los procesos de almacenamiento, acceso y manejo de las informaciones, sino también con el aporte de iniciativas globales que, además de recopilar datos, se integran al flujo de trabajo dinámico y le aportan mayor competitividad al negocio.
Esto representa en gran parte a la labor de Digital Data, una empresa mexicana que promueve servicios profesionales de digitalización de documentos y administración de información a empresas públicas y privadas.
La digitalización como práctica fundamental para el éxito de una organización
La digitalización de documentos en estos últimos años se convirtió en una práctica fundamental de cualquier empresa o institución, independientemente de su tamaño, dado que permite transformar a grandes volúmenes de información de formato físico en archivos digitales accesibles y manipulables.
Este proceso dota a las organizaciones de una mayor competitividad porque le añade valor, seguridad y simplicidad tanto a la forma de trabajo como a la gestión de los datos. Al mismo tiempo, registra una mayor amplitud respecto de la acción de escanear que solo se resume a capturar y almacenar las imágenes obtenidas de la documentación física.
La digitalización documental mediante la aplicación del escáner posibilita que todos los contenidos de los archivos puedan ser procesados, almacenados, gestionados, compartidos y hasta recuperados electrónicamente de una forma eficiente.
De esta manera, el proceso tecnológico reviste numerosas ventajas como la de estimular el ahorro del mantenimiento y almacenamiento que implican los documentos en soporte papel; ofrecer una accesibilidad rápida a la información en los casos donde la información haya sido adecuadamente digitalizada, categorizada e indexada; además de compartir y editar simultáneamente archivos en tiempo real.
A su vez, la digitalización provee de medidas de seguridad adicionales para proteger a los datos confidenciales y sensibles como la implantación de controles de accesos y permisos; asegura una recuperación documental frente a circunstancias de pérdida o daño por desastres naturales, incendios o accidentes; e incrementa la productividad y eficacia de las operaciones diarias al automatizar tareas.
Cabe destacar que esta acción tiene un impacto positivo en el medioambiente porque impide la acumulación innecesaria de toneladas de papel y disminuye la generación de residuos.
Soluciones eficaces en la captura y digitalización de documentos
Digital Data es una firma ubicada en México que combina a los recursos humanos con escáneres, software y tecnología de última generación para ofrecer soluciones eficaces en captura y digitalización documental, procesos de documentación y manejo de información en organizaciones de los sectores públicos y privados.
Con más de 20 años de experiencia en el control documental, la empresa cuenta con áreas de investigación que analizan inicialmente tanto el volumen y el tamaño como las clases y estados de los archivos para luego generar un proceso óptimo que dé solución a las necesidades específicas del cliente.
En efecto, Digital Data trabaja con el programa d.doc Machine Learning y herramientas de Inteligencia Artificial para automatizar los mecanismos operativos de cada negocio, reducir los costes y garantizar el acceso seguro a la información acertada con una disponibilidad inmediata.
