En muchas empresas, el uso de tarjetas corporativas por parte de colaboradores se ha convertido en una práctica común para facilitar el pago de viáticos, insumos o gastos operativos. Sin embargo, sin un adecuado control y supervisión, estas herramientas pueden volverse una fuente de desorden financiero, fraudes o deducciones fiscales perdidas.
¿Por qué implementar políticas de gasto claras?
Establecer políticas de gasto permite a las organizaciones definir qué tipo de compras están permitidas, cuáles requieren aprobación previa, qué montos se consideran aceptables y qué proveedores deben utilizarse. Esto previene excesos, gastos personales disfrazados y evita confusiones sobre lo que es reembolsable o deducible.
Las políticas deben incluir:
Categorías permitidas de gasto (ej. hospedaje, transporte, alimentación).
Límites por tipo de gasto o por puesto.
Proceso de autorización previa para ciertos montos o proveedores.
Consecuencias por incumplimiento.
Validación de comprobantes: transparencia y control
Cada gasto realizado debe estar respaldado por un comprobante fiscal válido (CFDI) que cumpla con los requisitos del SAT. Validar estos comprobantes implica revisar:
Que el RFC del emisor sea correcto.
Que el monto y fecha coincidan con la operación.
Que el XML esté vigente y no haya sido cancelado.
Automatizar este proceso permite evitar la carga administrativa para el equipo contable y minimizar errores u omisiones que puedan afectar la deducibilidad.
Revisión de deducibilidad: optimización fiscal
No todos los gastos realizados con tarjetas corporativas son deducibles fiscalmente, por lo que es esencial contar con un sistema que identifique y clasifique automáticamente los gastos según su deducibilidad. Esto no solo asegura el cumplimiento fiscal, sino que maximiza los beneficios para la empresa durante la declaración de impuestos.
Recomendación: una herramienta en la nube para gestión de gastos
Para lograr un control real, las empresas deben apoyarse en soluciones tecnológicas. Una herramienta en la nube para la gestión de gastos permite a los colaboradores registrar sus gastos en tiempo real, capturar comprobantes desde el celular, y automatizar la validación de CFDI y la revisión de políticas internas.
Además, ofrece visibilidad inmediata al área de finanzas, agiliza el proceso de reembolsos y asegura que todos los gastos estén correctamente documentados, aprobados y contabilizados.
Invertir en una solución digital no solo optimiza procesos, también protege a la empresa frente a riesgos fiscales y mejora la toma de decisiones financieras.
