En México, la validación de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) es una obligación crucial para garantizar el cumplimiento fiscal y evitar sanciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT). No basta con verificar que una factura esté timbrada y registrada; es imprescindible realizar una validación exhaustiva para prevenir riesgos financieros, errores contables y problemas administrativos.
Omitir este proceso puede derivar en deducciones incorrectas, inconsistencias fiscales y la exposición a auditorías, lo que podría generar multas significativas. Además, en el ámbito operativo, la falta de validación puede provocar pagos duplicados, errores en la conciliación contable y retrasos en la aprobación de facturas, afectando la estabilidad financiera de la empresa.
¿Qué elementos se deben validar en un CFDI?
Validaciones obligatorias
Estas validaciones aplican a todos los CFDI recibidos en tu organización.
Estructura XML: Revisar que el CFDI cumpla con los requisitos técnicos del Anexo 20 del SAT y que su formato sea legible por los sistemas contables.
Datos fiscales: Asegurar que el RFC, nombre y código postal del emisor y receptor coincidan con los datos registrados en el SAT.
Validez ante el SAT: Verificar que el CFDI esté correctamente timbrado y registrado en los sistemas del SAT.
Listas negras del SAT: Confirmar que el emisor no esté listado como EFOS (Empresas que Facturan Operaciones Simuladas) o como “No Localizado”.
Duplicidad: Asegurar que la factura no haya sido registrada ni pagada previamente.
Alteraciones: Validar que el CFDI no haya sido modificado después de su emisión, asegurando su integridad.
Forma y método de pago: Verificar que los datos sean correctos, asegurando coherencia entre la forma de pago utilizada (transferencia, tarjeta, efectivo) y el método de pago declarado (Pago en una sola exhibición – PUE o Pago Diferido – PPD).
Validaciones para CFDI de proveedores
Cuando se reciben facturas de proveedores, es necesario complementar las validaciones obligatorias con aspectos operativos y contractuales:
Fecha de recepción: Confirmar que la factura fue recibida dentro de los plazos establecidos y del periodo fiscal correspondiente.
Expediente del proveedor: Verificar que el proveedor cuente con su alta formal y que su documentación esté completa, actualizada.
Coincidencia con el pedido: Validar que el CFDI corresponda con la orden de compra, contrato o presupuesto aprobado, y que los montos facturados sean los correctos.
Método de pago: Si la factura es PPD (Pago en Parcialidades o Diferido), solicitar el CFDI de Pago correspondiente para su validación.
Complemento de pago: Confirmar que los datos sean correctos y que el CFDI de pago esté relacionado con la factura original.
Claves de producto y servicio: Revisar que las claves de producto y servicio del SAT sean correctas y coincidan con el bien o servicio adquirido.
Impuestos y retenciones: Validar que el IVA y otras retenciones fiscales estén bien calculadas y aplicadas conforme a la ley.
Proveedor de servicios especializados: Si el proveedor ofrece servicios especializados o subcontratación, verificar su registro en REPSE y que cumpla con las normativas fiscales y laborales vigentes.
Autorizaciones internas: Confirmar que el área responsable ha aprobado la factura, y que exista evidencia documental del servicio o producto recibido.
Validaciones para CFDI de viáticos
Cuando se procesan comprobaciones de gastos de viaje, se deben realizar validaciones adicionales para garantizar el cumplimiento de políticas internas y normativas fiscales:
Justificación del gasto: Confirmar que el gasto corresponda a conceptos válidos de viaje, como transporte, hospedaje, alimentación o combustibles.
Cumplimiento de políticas internas: Validar que el gasto se encuentre dentro de los montos permitidos y de acuerdo con las políticas de la empresa.
Método de pago: Verificar que el pago se haya realizado en una sola exhibición (PUE).
Formas de pago válidas: Asegurar que los pagos se hayan realizado con tarjetas empresariales, transferencias bancarias o medios electrónicos que permitan una correcta trazabilidad.
Deducibilidad fiscal: Revisar que los gastos cumplan con los criterios fiscales para ser deducibles y que se encuentren dentro de los límites establecidos según el tipo de gasto.
Automatización: La clave para evitar riesgos y mejorar la gestión
Validar manualmente los CFDI es un proceso complejo, propenso a errores y que consume una gran cantidad de tiempo. La mejor estrategia para optimizar este proceso es la automatización mediante herramientas especializadas.
Un software de validación automatizada permite:
Reducir errores humanos en la verificación de datos.
Prevenir pagos duplicados mediante controles automáticos.
Asegurar el cumplimiento fiscal con validaciones en tiempo real.
Facilitar auditorías con reportes detallados y trazabilidad completa.
Optimizar tiempos y procesos, eliminando tareas manuales repetitivas.
Si la empresa busca soluciones para la gestión automatizada de CFDI, gastos y cuentas por pagar, es fundamental contar con un sistema que garantice una validación precisa y eficiente. Hay herramientas digitales que pueden ayudarte a evitar riesgos fiscales y mejorar el control financiero de una empresa.
