¿Cuáles son las fases de implementación de un ERP?
Para poder implementar adecuadamente un ERP se debe pasar por varias fases o etapas, las cuales son importantes a nivel individual, y entre todas se construye una especie de sinergia, la cual permite alcanzar esos objetivos que ya fueron fijados.
La planeación de todo el proyecto de ERP
La primera etapa atiende a la planificación del proyecto en sí, y su importancia radica en que es en esta fase donde todo el equipo se pone en contacto con el proveedor para poder fijar una estrategia común y donde se discutan todos los aspectos del mismo.
Además, el equipo de la empresa debe conocer al consultor de todo el proyecto, pero también se deben fijar actividades y un horario para que estas se realicen.
Otro detalle importante de esta fase es que se debe elaborar una especie de bitácora donde se manifiesten todas las responsabilidades y compromisos antes de dar inicio con el proyecto.
Analizar el proyecto de ERP
Lo más importante en esta segunda fase es determinar cuáles son los requisitos y las funciones que se han acordado para todas las áreas de la compañía. De esta forma, se deben definir cuáles serán las responsabilidades de todos los integrantes del equipo, todo esto se puede llevar en una lista.
Algunas de las tareas que se llevan a cabo en esta etapa incluyen el definir cuáles serán los alcances del mismo proyecto, así como también diseñar un conjunto de diagramas de flujo para visualizar todos los procedimientos que ejecutarán las distintas áreas.
Diseñar el proyecto de ERP
La tercera fase de todo el proyecto es realizar un ajuste o configuración a todos los procedimientos y procesos que se fijaron en la anterior mencionada.
Pero esto no es todo, pues es vital que la persona responsable del proyecto, del lado de la compañía, trate con el proveedor todos los asuntos relacionados con el ERP, así como también discutir todas las dudas y preguntas que surjan al respecto. Debido a que esta fase de diseño, deberán resolver todos los inconvenientes antes de pasar a la siguiente.
Como representante o responsable, se deberá analizar todo el proyecto e intentar resolver todas las dudas.
Realizar pruebas al proyecto de ERP
Luego de que todo ya ha sido acordado, se llega al punto de realizar la correcta validación de lo anterior. La mejor forma de lograr esto, es poner a prueba bajo distintos escenarios las operaciones de la compañía.
En esta cuarta fase es fundamental la participación de todas las personas encargadas de las distintas áreas, pues solo así se podrá representar de manera real las actividades de la empresa y, poner a prueba el proyecto del ERP.
Además, no se debe saltar ningún proceso, pues el punto de esta fase es cerciorarte de que el proyecto funcionará como lo han acordado.
Capacitación del equipo para gestionar el ERP
Luego de haber realizado todas las pruebas pertinentes y las mejoras a los puntos que las requieran, entonces lo siguiente será empezar una jornada de capacitación para todo el equipo, pues deben estar preparados para gestionar el ERP. Cabe destacar que es fundamental que todos participen en esta actividad, pues se debe garantizar que los usuarios finales tengan experiencia con este sistema.
Además, los trabajadores o usuarios tienen que consultar contigo o el encargado cualquier tipo de duda que presenten con respecto al ERP, pues lo importante es que aprendan a manejarlo completamente. Luego, cuando la jornada de capacitación haya terminado, entonces estarán preparados.
Dar de alta al proyecto
Por último, se llega a la última etapa donde finalmente se le da de alta al proyecto para que comience a ser usado por todo el equipo y las distintas áreas de la empresa. Luego, cuando los trabajadores que utilizarán este sistema ya lo dominen apropiadamente, entonces dará inicio a una fase extra que es la de mejora constante al ERP.